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​​​Supplier FAQ's

Domande frequenti saranno presto disponibili!

 

expand Cosa è The SWIM?

The SWIM (Supplier Workplace for Invoice Management, Posto di lavoro dei fornitori per la gestione delle fatture) è un portale online per i fornitori e i business partner di Viacom per accedere a ordini di acquisto, fatture e stato dei pagamenti.


expand Quali sono i requisiti per accedere a THE SWIM?

The SWIM è disponibile per tutti i fornitori registrati. Se non si è ancora registrati, rivolgersi al proprio contatto Viacom per istruzioni sulla registrazione.

 

Per accedere al portale occorre un browser aggiornato. Per le Impostazioni minime di sistema, andare alla Pagina guida situata qui, aprire il documento intitolato "Impostazioni minime di sistema previste per The Swim", e seguire le istruzioni passo a passo per assicurare la correttezza delle impostazioni del sistema.


expand Quali sono gli orari di disponibilità di THE SWIM?

L’accesso al portale è disponibile 24 ore al giorno, 7 giorni la settimana. Tuttavia, possono esservi delle volte in cui occorre eseguire la manutenzione del sistema, il quale non sarà quindi disponibile per un breve periodo di tempo.


expand Come posso accedere a The SWIM?

a.       Per accedere, andare al link del portale di The Swim: http://theswim.viacom.com

b.      Inserire la propria ID utente e password

c.       Fare clic su Accedi

d.      Si potrà quindi accedere al portale The SWIM


expand Quali sono le descrizioni e funzioni dei vari campi di THE SWIM?

a.       Tutti gli ordini di acquisto – Questo link condurrà a tutti gli ordini di acquisto della propria società.

b.      Nuovo – Nuovi ordini di acquisto che devono ancora essere elaborati dalla propria società

c.       Modificato – Ordini di acquisto modificati

d.      In corso – Ordini di acquisto messi in sospeso dalla propria società o rinviati dal cliente e che richiedono un’ulteriore elaborazione da parte del fornitore

e.      Confermato – Ordini di acquisto confermati dal fornitore

f.        Parzialmente accettato dal cliente – Ordini di acquisto che sono stati parzialmente accettati dal fornitore

g.       Rifiutato – Ordini di acquisto rifiutati dal fornitore

h.      Annullato dal cliente – Ordini di acquisto annullati. La cancellazione di un PO può essere dovuta al rifiuto del PO da parte del fornitore o un’eliminazione valida del documento del PO.

 

Tutte le fatture e note di accredito

Questo link condurrà a tutte le fatture e le note di accredito create dalla propria società (il fornitore):

i.         In corso – Elenco delle fatture e delle note di accredito elaborate dal fornitore

j.        Documento inviato -- Elenco delle fatture e delle note di accredito inviate al fornitore

k.       Accettato – Fatture e note di accredito approvate dal fornitore

l.         Rifiutato – Fatture e note di accredito rifiutate dal fornitore

m.    Crea – Creare una fattura o nota di accredito attraverso questo link


expand Come creo una fattura da un ordine di acquisto?

a.       Per creare una fattura da un ordine di acquisto andare a Pagina iniziale > Tutte le fatture e note di accredito> Crea> Per un ordine di acquisto

b.      Selezionare un ordine di acquisto (PO) per creare una fattura da esso.

c.       È possibile modificare il N. di fattura e l’importo della fattura; tenere tuttavia presente che la modifica degli importi può necessitare di approvazioni aggiuntive dal richiedente di Viacom.

d.      Se si fattura a un’entità in America Latina, Europa, Africa o Australia, occorre allegare alla fattura SWIM elettronica anche una copia in formato PDF della propria fattura.

e.      N.B.: Le fatture PO possono anche essere inviate per posta o per e-mail agli indirizzi indicati al allegato “h”. Indicare esclusivamente il numero del PO e il VAT, ABN, o GST numero (ove richiesto – vedere qui di seguito).


expand Occorre un numero di fattura?

Sì, il campo sul numero di fattura è obbligatorio. Il numero inserito in questo campo sarà incluso nella notifica di effettuazione del pagamento. Usare il numero di fattura legale nella fattura


expand Come faccio a inviare una fattura, se io non uso SWIM?

a.       Nome del fornitore (se conosciuto)

b.      ordine di acquisto (PO) il numero sulla faccia della fattura

Inviare la fattura per e-mail (o posta) a degli indirizzi seguenti:

a.       Per i fornitori che fanno affari con entità di Viacom in Europa, Medio Oriente e Africa:

a.       È possibile inviare le fatture per e-mail a: EMEASWIM@ipsservices.com

 

 

 

 

 


expand Come posso inviare una fattura Non-PO per il pagamento?

Una fattura Non-PO DEVE indicare tutte le seguenti informazioni sul lato anteriore della fattura:

a.       Codice società Viacom e nome (ad es., 3390 MTV Networks Europe, 2359 MTV Networks Argentina)

b.      Numero di identificazione Viacom (VIN) del dipendente MTVN/Viacom che ordina i beni e/o i servizi

c.       Nome del fornitore (se conosciuto)

d.      Includere la valuta

e.      Si prega di notare: Il codice società e il VIN sono necessari per assicurare l’elaborazione della fattura.

f.        Se si risiede in uno dei seguenti Paesi, fornire anche il VAT, ABN, o GST numero:

·         Spagna

·         Portogallo

·         Germania

·         Belgio

·         Paesi Bassi

·         Italia

·         Francia

·         Regno Unito

·         Polonia

·         Repubblica Ceca

·         Ungheria

·         Svizzera

·         Sud Africa

·         Nigeria

·         Australia

·         Neozelandese

Inviare la fattura per e-mail (o posta) indirizzi , vedere la sezione "h":


expand Quali sono le linee guida sulla formattazione Non-PO?

Si prega di tenere presenti le seguenti linee guida e i consigli utili di IPS, il nostro partner di imaging, quando si invia una fattura Non-PO all’indirizzo e-mail di cui sopra:

 

a.       Per un’elaborazione più rapida, allegare i documenti a un messaggio e-mail vuoto, vale a dire, non includere "firme" o loghi, grafica o link nel corpo del messaggio. Questi elementi vanno bene, ma rallentano leggermente l’elaborazione. Il formato PDF è quello più efficiente per l’elaborazione.

b.      Si invia a una casella di posta non monitorata da una persona, per cui le e-mail non sono lette e le richieste di "ricezione di lettura" e richiamata non sono elaborate. Non includere istruzioni nel corpo del messaggio e-mail – il testo del corpo del messaggio è ignorato.

c.       La/e pagina/e principale/i deve/devono essere prima/e nel documento da elaborare e le pagine di backup/supporto devono seguire – tutte nello stesso documento.

d.      C’è un limite di 10 MB (per messaggio e-mail) per gli allegati, per cui se gli allegati sono di grandi dimensioni, suddividerli e inviare diversi messaggi e-mail. Non suddividere i documenti di lavoro in quanto non saranno riuniti insieme.

e.      I nomi dei file non devono superare i 100 caratteri. I file dai nomi più lunghi non saranno elaborati. Non usare caratteri speciali, fatta eccezione per lo spazio, il trattino lungo/corto e il trattino basso.

f.        I documenti o dati sensibili/riservati non devono essere inviati per e-mail, in quanto la posta elettronica non rappresenta un mezzo sicuro.

g.       È possibile allegare diversi documenti a un unico messaggio e-mail. Per efficienza, ogni documento deve essere una fattura o un documento di lavoro separato. Tuttavia, possiamo accettare un documento che contiene diverse fatture (documenti di lavoro).

h.      Se si scansionano i propri documenti, ad esempio con una periferica multifunzione (MFD, MFP, ecc.), scansionare a una risoluzione di 200 o 300 dpi e salvare come documento PDF in bianco e nero.

i.         Le e-mail saranno elaborate fino all’"ora di chiusura", che sono in genere le 15:00 Fuso orario orientale (USA). Le e-mail ricevute dopo quell’ora saranno elaborate con il lavoro del giorno successivo.


expand I seguenti tipi (formati) file sono supportati come allegati:

a.       Estensione file, Tipo file

b.      CSV Valori separati da virgola

c.       DOC Microsoft Word 95-2003

d.      DOCX Microsoft Word 2007-2010

e.      Documento HTM, HTML HTML

f.        PDF Adobe Portable Document Format

g.       PPT Microsoft PowerPoint 95-2003

h.      PPTX Microsoft PowerPoint 2007-2010

i.         PRN Printer Text File

j.        RTF Rich Text Format

k.       TIF, TIFF Tagged Image File Format

l.         TXT Testo normale

m.    XLS Microsoft Excel 95-2003

n.      XLSX Microsoft Excel 2007-2010

o.      XML Formato XML

p.      ZIP Archivio compresso (senza password)


expand Come posso allegare un documento a una fattura?

La fattura in allegato è richiesta per i fornitori dell’America Latina, Europa, Africa e Australia. Inoltre, i fornitori dell’America Latina devono caricare i documenti di supporto come allegati durante la creazione delle fatture. I documenti di supporto che devono essere allegati all’invio delle fatture The SWIM a Viacom sono:

a.       Copia scansionata della fattura del fornitore

b.      Lettera di assegnazione

c.       Foglio di accettazione del servizio

d.      Documento dell’ordine di consegna, ecc.

e.      Documenti secondo i Termini e condizioni contrattuali stipulati nella sezione Allegati

 

Selezionare il file che si desidera allegare e fare clic su Carica. Il file allegato sarà visualizzato nell’elenco degli allegati. Per eliminare un documento allegato, fare clic sull’icona del cestino sul lato destro del documento.


expand Come posso verificare lo stato di un pagamento?

Per visualizzare lo stato di una fattura creata in SWIM, andare a Pagina iniziale > Tutte le fatture e note di accredito. "Documento inviato" è lo stato finale in questa pagina. Per ulteriori dettagli e per le fatture non-PO, eseguire il Report stato fattura facendo clic sul pulsante visualizzato in questa pagina.


expand Come posso creare utenti addizionali per accedere a THE SWIM per la mia società?

Per creare un account utente addizionale, andare a Pagina iniziale > Amministrazione> Crea utente>

Accettare l’informativa sulla privacy. Compilare i campi in Informazioni utente generale, Informazioni di contatto e Impostazioni.


expand Come posso cercare altri utenti in THE SWIM?

Per trovare altri utenti andare a Pagina iniziale > Amministrazione> Trova utente


expand Come posso accedere agli elenchi dei clienti?

Per visualizzare gli elenchi dei clienti andare a Pagina iniziale > Amministrazione > Elenchi dei clienti


expand Come posso modificare la password?

Per modificare la password, andare a Pagina iniziale > Amministrazione> Il mio profilo utente

È anche possibile modificare la password nella pagina di login, basta fare clic su Modifica la mia password.


expand Come posso modificare le informazioni sulla mia società?

Per modificare le informazioni sulla propria società andare a Pagina iniziale > Amministrazione> Dati aziendali

a.       Fare clic su MODIFICA

b.      Compilare il campo/i campi che si desidera modificare

c.       Fare clic su SALVA (in alto nella pagina)

Si prega di notare che è possibile modificare solo alcuni tipi di informazioni e tutte le modifiche sono prese in esame dal nostro team di configurazione dei fornitori.


expand Come posso cambiare il mio indirizzo e-mail?

Per modificare le informazioni utente personali (vale a dire, l’indirizzo e-mail), andare a Pagina iniziale > Amministrazione> Il mio profilo utente

1.       Fare clic su ELABORA

2.       Compilare il campo/i campi che si desidera modificare

3.       Fare clic su SALVA

Si prega di notare che questo indirizzo e-mail non è collegato alle informazioni aziendali. Fare riferimento a "Come posso modificare le informazioni sulla mia società?".


expand Chi posso contattare se ho delle domande cui le informazioni di cui sopra non hanno fornito risposta?

Per l’Europa, Medio Oriente e l’Africa inviare un’e-mail a GBSBudapest@viacom.com con eventuali domande o contattare la linea di supporto dei fornitori per assistenza. Il supporto è disponibile in inglese, ungherese, tedesco, polacco, italiano, francese, olandese, spagnolo e portoghese.

 

I numeri di telefono sono:

·         Italiano: +39 02 76211 7454

·         Polonia: +48 22 477 2038

·         Inglese: +44 203 5803540

·         Ungherese: +36 1 877 9305

·         Spagnolo: +34-91 502 9014

·         Portoghese: +35-121 1206634

·         Francese: +33 17094 9554

·         Tedesco: +49 6969 712 5324

·         Svedese: +46 85 067 8054

·         Olandese: +31 20 493 7304

·         Sudafrica: +27 11 4282965

·         Belgio: +32 34 003854

 

 

 

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