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​​​​​Supplier FAQ's

Below you will find answers to frequently asked questions about THE SWIM, the Viacom Supplier portal.  

Necessidade de traduzir o acima para Português.

 

expand O que é o SWIM?

O SWIM (Supplier Workplace for Invoice Management – Local de Trabalho do Fornecedor para Gestão de Faturas) é um portal online onde os fornecedores e parceiros de negócio da Viacom têm acesso às ordens de compra, faturas e status de pagamento.


expand Quais as exigências para acessar o SWIM?

O SWIM está disponível a todos os fornecedores registrados. Se ainda não é o seu caso, solicite o link de registro para a sua pessoa de contato na Viacom. 

 

Um navegador atualizado é necessário para poder acessar o portal. Para as Configurações Mínimas de Sistema, acesse a Página de Ajuda localizada aqui, abra o documento chamado "Configurações Mínimas de Sistema Exigidas para o Swim" e siga as instruções para garantir que suas configurações de sistema estejam corretas.


expand Quais são as horas de funcionamento do SWIM?

O acesso ao portal está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.  Entretanto, pode haver momentos em que o sistema esteja em manutenção, o que o deixa indisponível por um curto período de tempo.


expand Como envio uma Fatura Não Originada de Ordem de Compra para pagamento?

a.       Na América do Norte (Canada + United States):

·          Você pode enviar as faturas para: vmninvoices@ipsservices.com

·          Você pode enviar as faturas pelo correio para:

Viacom

PO Box 2232

Secaucus, NJ 07096-2232

b.      In México:

·          Você pode enviar as faturas para: AmericasSWIM@ipsservices.com 

 

b.      In Colombia:

·          Você pode enviar as faturas para: AmericasSWIM@ipsservices.com 

 

 

c.       In Brasil:

·          Você pode enviar as faturas para: AmericasSWIM@ipsservices.com

 

d.      In Argentina:

·          Você pode enviar as faturas para: AmericasSWIM@ipsservices.com

 

d. In Europa, África e Oriente Médio: :

· Você pode enviar as faturas para: EMEASWIM@ipsservices.com

 

Fatura Não Originada de Ordem De Compra DEVE incluir todas as informações abaixo, na frente da fatura:

a.       Código de empresa VMN e nome (ex. 2356 Viacom Networks Brasil, 2359 MTV Networks Argentina).

b.      O Número de Identificação Viacom (VIN) do colaborador da MTVN/Viacom que está solicitando mercadorias e /ou serviços.

c.       Seu número de fornecedor (se conhecido).

d.      Moeda.

e.      Lembre-se: o código da empresa e o VIN são exigidos para garantir que a fatura seja processada.

 


expand Como acesso o SWIM?

a.       Para fazer o log in, acesse o portal do Swim, no link: http://theswim.viacom.com;

b.      Digite ID de usuário e senha;

c.       Clique em log on;

d.      Você pode acessar o portal do SWIM.


expand Quais são as descrições e funções dos diferentes campos no SWIM?

a.       Todas as Ordens de Compra: esse link o encaminha para todas as ordens de compra da sua empresa.

b.      Nova: Nova Ordem de Compra que ainda precisa ser processada pela empresa.

c.       Alterada: ordens de compra que foram alteradas.

d.      Em andamento: ordens de compra que foram colocadas em espera pela sua empresa ou que foram reenviadas pelo cliente e precisam ser processadas pelo fornecedor.

e.      Confirmada: ordens de compra que foram confirmadas pelo fornecedor.

f.        Parcialmente Aceita pelo Cliente: ordens de compra que foram parcialmente aceitas pelo cliente.

g.       Rejeitada: ordens de compra que foram rejeitadas pelo fornecedor.

h.      Cancelada pelo Cliente: ordens de compra que foram cancelaras. Isso pode ocorrer caso o fornecedor rejeite ou exclua, de maneira válida, a OC.

 

Todas as faturas e memorando de crédito

Esse link o encaminha a todas as faturas e memorandos de crédito criados pela sua empresa (o fornecedor):

i.         Em andamento: lista de faturas e memorandos de crédito que estão sendo processadas pelo fornecedor.

j.        Documentos enviados: lista de faturas e memorandos de crédito que foram enviados ao fornecedor.

k.       Aceito: faturas e memorandos de crédito que foram aprovados pelo fornecedor.

l.         Rejeitados: faturas e memorandos de crédito que foram rejeitados pelo fornecedor.

m.    Criar: criar uma fatura ou memorando de crédito através desse link


expand Como crio uma fatura a partir de uma ordem de compra?

a.       Para criar uma fatura a partir de uma ordem de compra, acesse Home > Todas as faturas e Memorandos de Crédito > Criar> Para uma Ordem de Compra.

b.      Selecione uma Ordem de Compra (OC) a partir da qual a fatura será criada.

c.       Você pode alterar o número da fatura e editar seu valor. Porém, lembre-se que alterações de qualquer valor exigem aprovação do solicitante da Viacom.

d.      Se estiver emitindo a fatura para uma entidade na América Latina, você deve, também, anexar uma cópia da sua fatura, em PDF, à fatura eletrônica no SWIM.  Todas as faturas originais devem ser enviadas, fisicamente, ao escritório local. A sua pessoa de contato na Viacom o informará o endereço local para entrega. 


expand Uma fatura é necessária?

Sim, o campo do número da fatura é obrigatório. O número que digitar nesse campo será incluído no aviso de remessa de pagamento. Use o número legal da fatura.


expand Quais são diretrizes para a formatação da Fatura Não Originada por uma Ordem de Compra?

Lembre-se das seguintes diretrizes e dicas úteis do IPS, nosso parceiro de imagem, quando for enviar uma Fatura Não Originada de Ordem de Compra para o e-mail acima:

 

a.       Para obter um processamento mais rápido, anexe os documentos a um e-mail sem mensagem, ex.: não inclua assinaturas nem logos, gráficos ou links no corpo da mensagem.  Eles podem estar presentes, mas atrasam um pouco o processamento.  O formato PDF é o mais eficiente para processamento.

b.      Você está enviando para uma caixa de entrada que não é monitorada por uma pessoa. Portanto, os e-mails não são lidos e “recibo de leitura” e solicitações de cancelamento de e-mails não são processados. Não inclua nenhuma instrução no corpo da mensagem do e-mail, pois será ignorada.

c.       A(s) página(s) principal(is) devem estar em primeiro no documento a ser processado e qualquer página de apoio/backup deve vir em seguida, todas dentro do mesmo documento. 

d.      Há um limite de 10MB (por e-mail) para anexos. Portanto, caso haja anexos grandes, eles devem ser separados e enviados em e-mails diferentes.  Não separe itens de trabalho, pois não serão colocados juntos novamente.

e.      Os nomes dos arquivos não podem ter mais que 100 caracteres.  Arquivos com nomes mais compridos não serão processados. Não use nenhum símbolo, a não ser que seja espaço, hífen e subtraço ou traço-inferior.

f.        Documentos ou dados confidenciais não devem ser enviados por e-mail, pois o transporte não é tão seguro. 

g.       Diferentes documentos podem ser anexados a um único e-mail. Para ser mais eficiente, cada documento deve ser uma fatura ou item de trabalho separado.  Entretanto, podemos aceitar documentos que contém diversas faturas (itens de trabalho).

h.      Se digitalizar os documentos, ex.: com um aparelho multifuncional (MFD, MFP, etc.), faça-o com resolução 200 ou 300dpi e salve como PDF preto e branco.

i.         Os e-mails serão processados até o horário limite, que geralmente é 15h00 (horário de NY).  E-mails recebidos após esse horário serão processados no próximo dia útil.


expand Os seguintes tipos de arquivo (formatos) podem ser anexados:

a.       Arquivos com extensão File;

b.      CSV Comma-Separated Values;

c.       DOC Microsoft Word 95-2003;

d.      DOCX Microsoft Word 2007-2010;

e.      HTM, HTML HTML Document;

f.        PDF Adobe Portable Document Format;

g.       PPT Microsoft PowerPoint 95-2003;

h.      PPTX Microsoft PowerPoint 2007-2010;

i.         PRN Printer Text File;

j.        RTF Rich Text Format;

k.       TIF, TIFF Tagged Image File Format;

l.         TXT Plain Text;

m.    XLS Microsoft Excel 95-2003;

n.      XLSX Microsoft Excel 2007-2010;

o.      XML XML Format;

p.      Arquivos comprimidos em ZIP (sem senha);


expand Como consigo anexar um documento a uma fatura?

Os fornecedores na América Latina devem anexar documentos de apoio durante a criação das faturas. Os Documentos de apoio que são esperados como anexos quando do envio da fatura no SWIM para a Viacom são os seguintes:

a.       Cópia digitalizada da fatura do fornecedor;

b.      Carta de Concessão;

c.       Folha de Aceitação do Serviço;

d.      Documento de Ordem de Entrega, etc;

e.      Documentos conforme estipulado nos Termos e Condições de Contrato, na seção Anexos.

 

Selecione o arquivo que deseja anexar e clique em carregar. O arquivo anexo será exibido na lista de anexos. Para excluir um documento anexado, clique no ícone da lata de lixo, no lado direito do documento.


expand Como envio uma fatura para pagamento?

a.   Para enviar uma fatura para pagamento, após criar a fatura no SWIM, clique em Enviar.

b.   Para enviar uma Fatura Não Originada por uma Ordem de Compra como anexo, consulte "Como Envio Fatura Não Originada por uma Ordem de Compra", acima.


expand Como verifico o status do pagamento?

Para visualizar o status de uma fatura e se ela foi paga, acesse Self-Service  do Fornecedor> Página Inicial > Todas as Faturas e Memorandos de Crédito.


expand Como crio usuários adicionais para acessar o SWIM para minha empresa?

Para criar uma conta de usuário, vá até Home > Administração > Criar Usuário >

Concordo com a Declaração de Privacidade de Dados. Preencha todos os campos sob Informações Gerais do Usuário, Informações para Contato e Configurações.


expand Como procuro por outros usuários no SWIM?

Para encontrar outros usuários, vá para Home> Administração> Encontrar Usuário


expand Como acesso a lista de clientes?

Para acessar a lista de clientes, vá para Home > Administração> Lista de Clientes


expand Como altero minha senha?

Para mudar sua senha, vá até Home > Administração > Meu Perfil de Usuário.

É também possível mudar sua senha na página de login, clicando em alterar minha senha.


expand Como altero as informações da empresa?

Para alterar as informações da sua empresa, vá até Home > Administração > Dados da Empresa.

a.       Clique em ALTERAR;

b.      Preencha os campos que gostaria de alterar;

c.       Clique em SALVAR (localizado no topo da página).

Lembre-se que você só consegue alterar alguns tipos de informações e que todas as mudanças são revisadas pela nossa Equipe de Configuração de Fornecedor.


expand Como altero o meu endereço de e-mail?

Para alterar suas informações pessoais de usuário (ex.: endereço de e-mail) vá até Home > Administração > Meu Perfil de Usuário.

1.       Clique em PROCESSAR;

2.       Preencha os campos que gostaria de alterar;

3.       Clique em SALVAR.

Lembre-se de que esse endereço de e-mail não está ligado às informações da empresa. Consulte "Como altero as informações da minha empresa".


expand Com quem posso entrar em contato se tiver dúvidas que não foram respondidas acima?

Você pode mandar um e-mail para VendorInquiry@viacomcbs.com com qualquer dúvida ou ligar para a Assistência ao Fornecedor, entre 9h00 e 20h00 (horário de NY). Assistência disponível em inglês, espanhol e português.

 

Os números de telefone são os seguintes:

·         Estados Unidos: o número local é (212) 846-5070

·         México/ Colômbia: o número local é (55) 5080-1792, ligando da Colômbia (+52-55) 5080-1792

·         Brasil: o número local é (11) 3866-1822

·         Argentina: o número local é (11) 5295-5242


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